La primera versión de la norma UNE-ISO 15489 parte 1 y parte 2, se elboró en Ottawa, Canadá, en el mes de septiembre de 2000 emitida por la Organización Internacional de Normalización-ISO. Esta norma, hecha a partir de la Australiana AS 4390 (Record Management) sobre gestión de documentos es la primera norma ISO elaborada para la gestión integral de los sistemas archivísticos, los archivos y los documentos de archivo.
La UNE-ISO 15489 se divide en dos partes. donde se plantea los objetivos principales que deben regular los documentos y formatos, soportes recibidos o creados por cualquier organismo en ejercicio de sus actividades o por cualquier individuo responsable de crear o mantener documentos; ofrece una serie de términos y definiciones relacionados con la gestión documental que aclaran el uso de la misma e impiden otras interpretaciones; indica las responsabilidades de las organizaciones respecto de los documentos y las políticas, procedimientos, sistemas y procesos relacionados con estos documentos; facilita el diseño y la administración de sistemas de gestión documental como apoyo a los sistemas de gestión de calidad, a los sistemas de gestión medioambiental y de seguridad y salud ocupacional; e incluye los beneficios de la gestión documental, los principios que debe atender un sistema de gestión documental; y llama la atención acerca de las características de los documentos, especialmente de autenticidad, fiabilidad, integridad y disponibilidad.
Por otro lado En Colombia existe el Instituto Colombiano de Normas Técnicas y Certificación-Icontec ,desde la década del 90 ha venido normalizando la producción de los documentos, con el desarrollo de Normas Técnicas, así:
-Elaboración de cartas comerciales, circulares, memorandos, actas administrativas, informes administrativos, sobres comerciales, hoja de transmisión de telefax, mensaje telegráfico, elaboración de certificados y constancias y elaboración de hoja de vida;
-Para la gestión documental se ha normalizado sobre calidad de papel para documentos de archivo, medición de documentos y archivos, elementos de archivo, microfilmación y descripción de documentos de archivo.
En el año 2000 se aprueba la Ley 594, conocida como Ley Marco o Ley General de Archivos de Colombia. El desarrollo de esta norma hizo que el AGN articulara el Sistema Nacional de Archivos para la normalización de los procesos archivísticos y la sensibilización de los ciudadanos y funcionarios de la administración pública en todos sus niveles acerca del valor de los documentos para la administración del Estado de derecho y para la cultura, como testimonios constitutivos de la memoria colectiva.
Bajo estos tres marcos de referencia se reitera la importancia que ha tomado la gestión documental a nivel nacional e internacional, sin embargo en Colombia la adopción y aplicación de la Norma UNE-ISO 15489 ha sucitado polémicas ya que no está aprobada por la entidad encargada de la normalización en Colombia INCONTEC, de igual forma no hay una norma que referencie la obligación de adoptarla. Esta norma es de gran importancia ya que contempla aspectos relacionados con un Sistema Integral de Gestión vinculando a este el Sistema de Gestión Documental.
